Per le Pubbliche Amministrazioni la formazione e gestione di un elenco di operatori economici è la base imprescindibile per l'affidamento di lavori, servizi e forniture in ottemperanza del nuovo codice dei contratti Dlgs. 50/2016 e linee guida di attuazione ANAC  n° 4 del 26/10/2016.

Informatizzazione della PA, amministrazione aperta, open data, e-government, gare telematiche, tutti termini che sono entrati a far parte del linguaggio comune delle Pubbliche Amministrazioni, obbligate dalla normativa vigente a ricorrere sempre più a strumenti informatici per l’acquisto di lavori, servizi e forniture e a rendere trasparente e direttamente accessibile a tutti il loro operato attraverso la pubblicazione su internet. 

Il D.lgs. 50/2016, cosiddetto "nuovo Codice dei Contratti", impartisce numerosi nuovi obblighi e indicazioni relativamente alle modalità di gestione degli affidamenti di forniture, servizi, lavori e incarichi professionali, dando un ulteriore importante impulso all'informatizzazione delle procedure.

Infatti, ai sensi in particolare degli artt. 40 e 52, vi è l'obbligo di utilizzare mezzi telematici per gli scambi di informazioni (comunicazioni e offerte di gara) relative alle procedure di affidamento, mentre l'utilizzo delle modalità tradizionali viene limitato a pochi casi o comunque deve essere adeguatamente motivato.

La dematerializzazione, inoltre, costituisce una delle linee di azione più significative per la riduzione della spesa pubblica, in termini sia di risparmi diretti (carta, spazi, ecc.), sia di risparmi indiretti (tempo, efficienza, ecc.) ed è uno dei temi centrali del Codice dell'Amministrazione Digitale (Decreto Legislativo n. 235/2010) e del nuovo Codice dei Contratti (Decreto Legislativo n. 50/2016).

L'art. 58, "Procedure svolte attraverso piattaforme telematiche di negoziazione".

L'art. 36, comma 2, che indica la necessità di dotarsi di un elenco di operatori economici qualificati, al fine di poterli consultare per una procedura negoziata. Soltanto l'attivazione di propri elenchi di operatori economici consente di applicare un criterio di equa rotazione nella selezione degli stessi.

Il DLgs 50/2016 dà inoltre indicazioni sul "Mercato elettronico": la stazione appaltante può stabilire di procedere all’acquisto di beni e servizi attraverso il mercato elettronico realizzato dalla medesima stazione appaltante.

L'art. 38, comma 4, del D.Lgs. 50/2016 (Codice dei contratti pubblici) indica come requisito premiante per la qualificazione delle Stazioni Appaltanti presso l'ANAC la "disponibilità di tecnologie telematiche nella gestione di procedure di gara"

L'art. 134 del D.Lgs. 50/2016 che indica come gli enti aggiudicatori possano istituire e gestire un proprio sistema di qualificazione degli operatori economici.

In tema di acquisti, è poi fondamentale utilizzare un sistema che garantisca, con il minimo sforzo ed il massimo risultato, di poter adempiere ai numerosi obblighi di trasparenza amministrativa:

La Legge 190/2012 (DDL Anticorruzione) impone gli “obblighi di pubblicità sui siti web istituzionali” e, all'art. 1, comma 32, specifica ulteriormente quali informazioni devono essere obbligatoriamente rese pubbliche nell'ambito degli affidamenti.

L'art. 29 del D.lgs. 50/2016, "Principi in materia di trasparenza", a perfezionamento dell'art. 37 del D.lgs. 33/2013, dispone che tutti gli atti relativi ad una procedura di gara debbano essere pubblicati e aggiornati sul profilo del committente.

Gli artt. 15-26-27 del decreto legislativo n. 33/2013 (Riordino della disciplina riguardante gli obblighi di pubblicità, trasparenza e diffusione di informazioni da parte delle pubbliche amministrazioni, significativamente rubricato “Amministrazione aperta”) obbliga tutte le amministrazioni alla pubblicazione dei vantaggi economici e degli incarichi professionali.

Si citano inoltre ulteriori indicazioni normative di interesse:

L'art. 46 del Dlgs 50/2016Affidamento dei servizi di importo inferiore a 100.000 euro".

Il Decreto Legge 179/2012 "Ulteriori misure urgenti per la crescita del Paese" (c.d. Decreto Crescita 2.0) dà ulteriori indicazioni sulle procedure di dematerializzazione sulle Procedure digitali per acquisto di beni e servizi.

Il D.M. del 31 ottobre 2013, n. 143, art. 8, Tabella Z1 e Z2, classificazione delle prestazioni professionali.

La Legge n. 4 del 2004 (Legge Stanca) impone alla P.A. una serie di misure volte a favorire l'accessibilità dei contenuti pubblicati su Internet.

La Delibera AVCP n. 26 del del 22 maggio 2013, art. 2 e 3, obbliga la P.A. a pubblicare, sul proprio sito web istituzionale, le informazioni relative ai bandi di gara (CIG, struttura proponente, oggetto del bando, procedura di scelta del contraente, elenco degli operatori invitati, aggiudicatario, importo di aggiudicazione, tempi di completamento, importo delle somme liquidate).

La Delibera AVCP n.111 del 20 dicembre 2012, in attuazione al dettato dell'art. 6-bis del Dlgs. n. 163/2006, stabilisce l'utilizzo del sistema AVCPass, obbligatorio dal 1° luglio 2014 per tutte le procedure di gara non telematiche con importo a base d’asta superiore ai 40.000 euro, per il controllo della documentazione amministrativa soggetta a verifica.

La Norma ISO UNI EN 9001:2008 relativamente alla gestione degli approvvigionamenti e alla valutazione dei fornitori.